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Betty-Reis Schule in Aachen setzt bei der Schulverpflegung auf das OPC® Payment-System

Der Tenor in den Ganztagesschulen ist auf breiter Front fast einheitlich. Die Schulverwaltung klagt häufig über einen zu hohen administrativen Aufwand wenn es um die Essensbestellung und - abrechnung in der Schulverpflegung geht

Dazu noch die Belastung durch den Inkassoaufwand – dies insbesondere vor dem Hintergrund der stetig steigenden Menge an Rücklastschriften.

Diesen administrativen Aufwand wollte man sich in Wassenberg zukünftig sparen und suchte nach einem erprobten, investitionsfreundlichen, aber dennoch leistungsfähigen bargeldlosem Zahlungs- und Organisationssystem, welches im Sekretariat eine komfortable und zeitsparende Administration bietet, auf Schülerseite eine kinderleichte, intuitive Bedienung garantiert und den Eltern die gewünschte Transparenz über Kosten bietet.

Herr Mingenbach, verantwortlicher Projektleiter der Betty-Reis Ganztagsschule in Wassenberg/ Aachen definierte die Anforderungen wie folgt:

„Wichtig war in der Projektierungsphase darüber hinaus auch, dass das System im Hinblick auf eine mögliche Erweiterung modular ergänzt werden und durch eine flexible Konfiguration an veränderte Bedürfnisse (Umstellung von derzeit 2 Standardmenüs auf freie Komponentenwahl) angepasst werden kann.

Ferner wollten wir einen qualifizierten Anbieter, der unser Anforderungsprofil 1:1 nicht nur umsetzt, sondern auch das System komplett aus einem Guss – mit nur einem Ansprechpartner – liefert.

Aus diesem Grund haben wir uns für die Systemlösung der OPC® cardsystems entschieden“, so argumentiert Herr Mingenbach.

Bei der Realisation des Projektes musste zunächst eine Entscheidung hinsichtlich der favorisierten Kartentechnologie getroffen werden. Verfügbar sind die Standardtechnologien (ISO 7816 oder ISO 14443, bzw. Mifare, Legic. Als Medium stehen Chipkarten oder alternativ Key-Fobs (Schlüsselanhänger), Uhren bzw. Armbänder zur Auswahl.

Da die Chipkarte das am weitesten verbreitete und somit akzeptierte bargeldlose Bezahlmedium ist, entschied man sich für eine Mifaregestützte Chipkarte im Branding der Betty-Reis-Schule.

So wurden im zweiten Step an alle Essensteilnehmer (Schüler/Lehrer) Chipkarten mit einer Payment-Funktion. Das Softwaremodul OPC® CardOffice dient dabei als Hintergrundsystem, in dem für jede ausgegebene Karte ein Kartenkonto angelegt wurde.

Dabei mussten die vorhanden Schüler-/Personendaten nicht neu eingegeben werden. Über eine komfortable Schnittstelle zu den gängigen Schulverwaltungssystemem (z.B. Hera, Sibank) können diese problemlos und zeitsparend in das OPC® CardOffice importiert werden.

Die Kartenverwaltung sowie die Synchronisation der Ladeaufträge erfolgt in dem Hintergrundsystem, dem Softwaremodul OPC® CardOffice. Die Kartenaufladung kann über verschiedene Modi (bar, unbar) erfolgen. So ist eine Bareinzahlung im Sekretariat oder beim Caterer im Einzelfall jederzeit möglich; in der Regel erfolgt die Aufwertung entweder durch eine beleggebundene Banküberweisung (Name, Kartennummer) oder bequem von zu Hause aus per Online-Banking (Kartennummer + PIN). Alternativ dazu kann auch die Aufladung über Lastschriftverfahren generiert werden.

Die so bei dem kontoführenden Kreditinstitut eingehenden Ladeaufträge werden automatisch vom Softwaremodul OPC® CardOffice übernommen und zeitgleich den Konten der jeweiligen Essensteilnehmern gutgeschrieben.

Abgestimmt auf den Schulalltag der Betty-Reis-Schule, sollte die Zusammenarbeit mit dem Caterer so einfach und reibungslos wie möglich gestaltet werden.

Im Sinne einer effizienten Ressourcenplanung erfolgt jetzt die Erstellung des Menüplans mit einem entsprechenden zeitlichen Vorlauf. Dieser Menüplan wird im Softwaremodul OPC® MenüDispo – Admin ganz einfach per „Drag and Drop“ erstellt und zur Erfassung vor Ort an das dort aufgestellte OPC® Menuebestellterminal übertragen. Die Menüauswahl in der Schule erfolgt über das OPC® MenüBestellterminal.

Natürlich können für „Kitas“ und Erstklässler in der Grundschule anstelle der Texte alternativ Symbole und/oder Bilder der einzelnen angebotenen Menüs dargestellt werden. Der Bestellablauf gestaltet sich in beiden Fällen ganz simpel.

Vor dem Bestellvorgang identifiziert sich der Karteninhaber zunächst mit seiner Chipkarte am OPC® Menübestellterminal. Das Terminal zeigt das aktuelle Guthaben an und führt eventuell noch ausstehende Ladeaufträge aus, die jetzt automatisch synchronisiert – d.h. auf der Karte gutgeschrieben werden.

Jetzt kann der Schüler die gewünschten Menüs auswählen und bestellen. Nach der Menüauswahl und Bestätigung der Bestellung durch den Essensteilnehmer, erfolgt unmittelbar die Abbuchung des Betrages vom Guthaben auf der Chipkarte. Die Bedienfunktionen an diesem äußerst robusten Terminal sind einfach und unkompliziert.

Ein zeitabhängiges Stornorecht von Bestellungen, falls der Essensteilnehmer umbestellen möchte und/oder im Krankheitsfall telefonisch sein Storno durchgibt, kann selbstverständlich in dem Softwaremodul hinterlegt werden.

Alle so getätigten Bestellungen werden entweder online und/oder offline (USBStick) an das Softwaremodul OPC® Menuedispo-Admin übertragen und zusammen mit den dort parallel eingegangen Webbestellungen (Kartennummer + PIN) kumuliert und automatisch per email (Fax) an den Caterer übertragen. Optional stehen alle Daten zur vertiefenden betriebswirtschaftlichen Analyse im OPC® ControlOffice (Warenwirtschaft) zur Verfügung.

Bei der Essensausgabe wird dem Servicepersonal das vom Schüler bestellte Menü an dem OPC® Menüausgabeterminal gut lesbar angezeigt.

Der Schüler muss hierfür lediglich seine Karte auf den integrierten Kartenleser legen. Mit Vorlage der Karte erfolgt gleichzeitig auch die Registrierung der Menüausgabe im System. Eine zusätzliche Bestätigung durch das Bedienpersonal ist nicht erforderlich

Falls weitere Verkaufsstellen mit eingebunden werden (dezentrale Essensausgabe, Verkaufskiosk, Schulmilch beim Hausmeister), kann dies über das OPC sCT Kioskterminal erfolgen.

Werden also beispielsweise am Kiosk Artikel, wie z.B. belegte Brötchen, Snacks, Süßwaren und Getränke zum Verkauf angeboten, können diese mit der Chipkarte oder auch mit Bargeld - falls gewünscht - bezahlt werden. Die Chipkarte kann aber auch für bestimmte Artikelgruppen gesperrt werden, so dass z.B. der Kauf von Süßwaren mittels Karte nicht möglich ist. Neben der Karte kann auch am Kiosk mit Bargeld bezahlt werden. Beim Bezahlvorgang bestätigt der Schüler die Zahlung mit dem Bestätigungsbutton, welcher neben der Kundenanzeige angebracht ist. Somit erfolgt jeder Bezahlvorgang nach dem 4-Augen-Prinzip. Optional kann ein Barcodescanner und/oder Belegdrucker an dem OPC® sCT Kioskterminal angeschlossen werden.

Aufgrund seines geringen Stellplatzbedarfs und der Offline - Funktionalität, wird lediglich eine Stromversorgung benötigt. Diese könnte, falls an dem vorgesehen Platz keine Steckdose vorhanden ist, aufgrund des geringen Stromverbrauchs, auch mittels einer kleinen USV erfolgen. Alternativ kann das Terminal mit einem WLANAnschluss versehen werden.

„Aufgrund dieser Modularität, die gerade im Hinblick auf eventuelle Erweiterungen ein sehr großes Maß an Flexibilität bietet, hat uns das OPC® Payment-System voll überzeugt.

Alles in allem eine runde Sache, die nach erfolgreicher Startphase zum täglichen Schulalltag einfach dazu gehört und vom ersten Tag an problemlos läuft“, urteilt Projektleiter Herr Mingenbach.

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